17 februari, 2022

Analysera din Power BI-data i Excel

Vår BI-expert Håkan Alsén guidar oss igenom hur du kan analysera din Power BI-data i Excel, fullt ut och utan begränsande kuber.

”Utvecklingen i Excel är något jag följer med stort intresse. Jag har utbildat användare i datahantering med Excel från 90-talet och framåt. Under den resan har Microsoft utvecklat Excel med en mycket bättre tabellhantering. På senare år har de också kompletterat med PowerPivot och PowerQuery. Funktioner så som LetaRad och LetaUpp och Excel-makron lever vidare, även om Microsoft gör vad de kan för att ersätta den funktionaliteten.

Data-driven-med-Analysera-data-i-Excel-Power-BI

Ett problem med Excel är att det lätt blir komplexa filer som är svåra att förstå, förvalta, och redigera. Och om Excelarken blir för stora känns de sköra och jobbiga att hantera för de flesta. Det viktigaste för en Excelanvändare är som alltid: att kunna ha koll på sin data. Och att kunna göra sina beräkningar samt ändra och justera sin data efter önskat behov. För att fortsätta göra detta utan att Excelarken blir för stora och komplexa hittar vi lösningen i molnet. Låt molnet med sin prestanda hantera datamängderna så att Excelböckerna inte sväller, utan du kan enkelt använda dem till kalkyler och analyser. Det enklaste och smartaste sättet för att göra detta är att använda Power BI. Då flyttar du upp data till molnet och lagrar och delar den där.

Excel-data i Power BI och dataflöden i molnet

PowerBI.com har ny funktionalitet för schemaläggning och uppladdning av data till molnet. Hur går det till då? Jo, under Hämta data i powerbi.com skapar du schemalagda dataflöden i molnet:

Hämta-data-i-Power-BI

Dessa dataflöden kan laddas iterativt vilket innebär att ny data automatiskt kompletterar befintlig. Dataflöden kan du skapa från Excelark, databaser, olika applikationer eller från webben. Ett enkelt flöde för Excel-data i Power BI kan se ut så här:

Dataflöde-Power-BI

Det innebär att två Excel-filer läses upp till molnet i ett dataflöde. För att hämta upp data till molnet med Power BI:s dataflöden använder Power BI funktionaliteten från Excel Power Query. Det finns några olika alternativ för dataflödes-skapandet. Du kan

Analysera data från många olika källor

Förutom Excel kan du också hämta data från onlinetjänster och andra molndatabaser, eller exempelvis några av de här datakällorna:

Jag hämtar in data från en Azure SQLServer från servern halsen.database.windows.net där jag har en databas HADB.

Anslutningsinställningar-Power-BI

Härifrån vill jag använda några tabeller i Excel. Med knappen Relaterade Tabeller får jag med dem som hör ihop med samma namn på nycklar eller med databasrelationer.

Valja-data-Power-Query

Jag kan efter uppkopplingen tvätta min data så det passar bättre när jag analyserar min Excel-data i Power BI. Det kan finnas många kolumner som är viktiga för databasen men inte alls viktiga för mig. När jag är klar med de justeringar jag vill göra väljer jag Spara och Stäng. Min data blir nu verifierad för inläsningen och ett dataflöde är skapat. Jag har nu läst upp/in två tabeller i molnet och kan sätta upp dess uppdateringsschema.

Uppdateringsschema-Power-BI

Dataflödet i Power BI

Nedan ser du dataflödet i Power BI. Det kan du redigera och ändra när du önskar, genom att addera tabeller eller tvätta data igen. Nästa steg är att anpassa dataflödet till din analys genom att skapa en datauppsättning för Excel. Det här steget sker idag i Power BI Desktop, men alla väntar vi på att även kunna göra detta i PowerBI.com. Börja med att hämta in det skapade Power BI-dataflödet till Power BI Desktop. Du har nu möjlighet att välja ett urval av tabellerna i dataflödet. Det går även här att tvätta data och anpassa den för Excelanalysen. Önskar du ingen ytterligare anpassning är det bara att läsa in den. Den enda anpassningen som krävs är något som Power BI Desktop är bra på: att skapa mätvärden och mått.

För att Excel enkelt skall förstå vad som är mätvärden skapas mått i Power BI Desktop, enklast är att använda SUM-funktionen. När alla mått är klara läser du upp datauppsättningen till Powerbi.com, vilket innebär att alla mått och alla beskrivningar av mätvärdet nu kan delas med organisationen och Excel. Här är det därför smart att placera datauppsättningen i en delad arbetsyta. Du kan nu se dataflödet och datauppsättningen på Powerbi.com

Power-BI-delat-dataset

All Excel-data i Power BI redo för användning

Äntligen är det delade Prognos-Datasetet redo för mig att använda i Excel. Då är det dags att hämta in datauppsättningen som pivottabell i Excel. Jag väljer att göra om det till en vanlig tabell för att kunna använda LetaUpp och justera siffrorna som jag önskar. Men även för att kunna ångra eller se vad som är ändrat. Vilket innebär full frihet på det sätt som Excel är känt för.

Hur stor blir då detta Exceldokument med flera miljoner data? Jo, hela 57k, innehållande all data du behöver för att göra kraftfulla analyser. Det här är den överlägset bästa lösningen för tabellhantering just nu. När din arbetsbok i Excel är sparad kan du dela den med andra Power BI-användare i din organisation. Nu kan alla analysera Power BI-data i Excel. Värt att tillägga är att Analysera i Excel har stöd för Säkerhet på radnivå (RLS).

Har du hängt med mig ända hit? Kul! Då håller du säkert med om att det är fantastiskt?”

Vill du lära dig mer, eller förändra er struktur för att bli mer data-drivna?

Hör gärna av dig!

Christofer-Jarlesjo-Two

Christofer Järlesjö • 070-238 78 29christofer.jarlesjo@two.se