Spara kvitton efter 1 juli – vad gäller?

Så, hur länge ska ni spara era kvitton och andra underlag? Förutsatt att du digitaliserar informationen på ett säkert sätt, behöver du inte längre spara originalhandlingarna. Tidigare har kravet varit att spara kvitto eller annan handling till det fjärde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta beslut är inte bara ett steg mot en mer hållbar framtid, utan är också beräknat att spara företag hela 3,9 miljarder kronor per år. Tänk dig alla de papper du slipper hantera – vad ska ni nu göra med allt det där extra utrymmet? Kanske en trevlig lounge för brainstorming-sessioner?

Så här kan du göra ditt kontor papperslöst

För att hjälpa dig på vägen mot ett papperslöst kontor och slippa att spara kvitton och andra underlag har vi satt ihop en liten strategi:

1. Identifiera behoven – Kartlägg dina behov och se till att följa lagar och regler.
2. Välj skalbara lösningar – Satsa på system som kan växa med ditt företag och integreras med andra verktyg.
3. Prioritera användarvänlighet – Använd verktyg som är enkla att använda och som stödjer framtidens teknik, som AI.
4. Säkerhet först – Se till att lösningarna du väljer håller hög säkerhetsstandard och följer regelverk.
5. Välj rätt partner – Arbeta med någon som har erfarenhet av att implementera tekniska lösningar och kan erbjuda den utbildning och support ni behöver.
6. Från strategi till handling – Sätt igång med din handlingsplan och börja resan mot ett papperslöst kontor.

Business Central: Din hjälte i digitaliseringen

På Two är vi experter på Microsoft Dynamics 365 Business Central som tillsammans med tilläggsappar hanterar allt från dokumentflöden till kostnadshantering för personal. Med smarta funktioner som tolkning av information och automatisk säker arkivering, blir ditt arbete både enklare och roligare.

Ett exempel från verkligheten

Tänk dig att en av dina anställda kör till en kund, betalar med sitt privata bankkort på bensinmacken och använder företagets kreditkort för lunchen. Med Business Central kan du:

• Automatiskt beräkna körsträckan med GPS och Google Maps för att skapa en milersättning.
• Fota kvittot, låta AI-funktionen läsa av och fylla i belopp, datum och beskrivning.
• Koppla företagets kreditkort med en integration för automatisk matchning av utgifter.
• Säkerställa att all information skickas och godkänns, och att kvitton och körsträckor sparas på ett säkert sätt.

Där har du det – ett enkelt sätt att spara tid, pengar och miljö, samtidigt som du följer alla regler och är redo för framtiden!

För mer detaljer, kolla in Revisionslagen och Bokföringslagen, samt beslutet hos Riksdagen. 🚀

Källa 1: Revisionslag (1999:1079) och Bokföringslag (1999:1078)
Källa 2: Länk till Proposition 2023/24:78-beslutet hos Riksdagen